A propos de la gestion des membres des Assembllées

A partir de début 2016, toutes les références des personnes qui interagissent avec le Festival (enseignants, bénévoles, stagiaires et anciens stagiaires) sont gérées à l'aide du logiciel en ligne “Galette” accessible à l'URL https://membresag.pays-gallo.net/. Ce logiciel permet :

• à chaque personne référencée, d'accéder à sa propre fiche pour la mettre à jour, d'autoriser ou non sa visibilité par les autres membres, de faire un don ou de payer sa cotisation annuelle d'adhésion ;
• à chaque membre à jour de cotisation, en plus, de composer et imprimer sa carte d'adhérent, de voir la liste (et le trombinoscope) des autres adhérents actifs ;
• aux administrateurs, de gérer les catégories et groupes d'adhérents, d'extraire des listings et tableaux de données en fonction de leurs besoins, d'envoyer des courriels à des groupes de personnes.

Une gestion élaborée des groupes permet de mémoriser, les classes d'activités (enseignants, bénévoles, stagiaires, etc), les instruments et disciplines pratiqués, les stages suivis par chacun.

L'accès au site privé des Assembllées est contrôlé par la base de mots de passe de “Galette” ; seuls les membres actifs à jour de leur cotisation ont un accès complet aux ressources (photos, musique, partitions) de tous les stages, les autres ont un accès plus limité.

Une nouvelle application d'inscription en stages, appuyée sur cette base de données, a été mise en service en 2016. Elle permet un fonctionnement beaucoup plus fiable des inscriptions et un suivi statistique beaucoup plus précis pour les gestionnaires, les enseignants et les stagiaires.

Vous arrivez alors sur cette page :

À l'enregistrement, ils ont un compte déjà créé, mais pas de mot de passe. Lors du premier accès, il leur faudra donc demander un nouveau mot de passe en cliquant sur le bouton « Mot de passe perdu ? », ce qui fait apparaître cette nouvelle fenêtre :

L'adresse de courriel à indiquer ici est celle qui est connue des Assembllées ; vous recevez alors un courriel qui vous fournit un lien temporaire pour choisir un mot de passe.

Une fois connecté vous voyez apparaître votre fiche de membre :

Il est important de maintenir à jour vos adresse de courriel, adresse et numéros de téléphone, c'est ce qui nous permet de garder le contact et de vous informer.
Votre identifiant est par défaut le début de votre adresse de courriel avant le caractère '@' ; pour les adhérents qui n'ont pas d'adresse de courriel, c'est la première lettre du prénom suivie du nom tout en minuscule et sans espaces ( par exemple pour « Daniel Deveaux » ce serait « ddeveaux »). Merci de respecter cette règle.

Pour les personnes qui s'inscrivent en stage, l'ajout dans la base «Galette» est géré par l'application d'inscription et un mot de passe leur est transmis par courriel ; ils n'ont à se connecter au site galette que pour mettre à jour leurs données personnelles ou changer leur mot de passe.

Les personnes qui souhaitent devenir membre sans faire de stage dans l'année n'ont pas besoin d'interagir directement avec Galette dans un premier temps ; elle peuvent remplir le formulaire de ce site et recevront après traitement de leur demande un courriel avec leur identifiant et mot de passe. Elle pourront ensuite payer leur cotisation soit en envoyant un chèque, soit en utilisant la procédure Paypal de Galette.

Pour payer sa cotisation ou faire un don avec Paypal, c'est très simple : une fois connecté au site Galette, il suffit d'ouvrir l'onglet « Paypal » et de sélectionner l'option « Formulaire de paiement ».
Il n'est pas nécessaire d'avoir un compte Paypal pour utiliser ce mode de paiement, on peut payer avec toutes les cartes bancaires reconnues. Si vous payez votre cotisation de cette manière, il n'y a aucune autre démarche à faire pour renouveler son adhésion.

Les enfants mineurs sont inscrits par leurs parents et, souvent, ils n'ont pas d'adresse de courriel ni de téléphone personnel. Lors de l'inscription au stage, un des parents et l'enfant inscrit sont considérés comme adhérents ; on va donc d'abord créer une fiche de la famille, appartenant au groupe “Parents” puis autant de fiches qu'il y a d'enfants, chacune rattachée à la fiche des parents. Sur les fiches enfant les champs d'adresse et adresse de courriel ne sont pas obligatoires.

Les groupes permettent de sélectionner rapidement des sous-ensembles de la population de membres pour, envoyer des courriels, imprimer des étiquettes d'adresses, sortir des listes ou des tableaux CSV.

Il y a trois familles de groupes :

• les activités des personnes : bénévoles, commissions, enseignants, etc ;
• les disciplines enseignées en stage : sous-groupe de Disciplines ;
• les stagiaires et enseignants impliqués dans un festival : sous-groupe de Stages.

Evidemment une même personne peut appartenir à plusieurs groupes ; par contre elle n'a qu'un statut, membre actif, membre stagiaire, enseignant, etc.